A primeira etapa de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no Governo de Goiás, em substituição ao SepNet, o Sistema Eletrônico de Protocolo, começa no dia 1º de fevereiro. O SEI é uma ferramenta que vai permitir a “virtualização” de processos e documentos nos órgãos do governo estadual, contribuindo para a modernização da administração pública por meio do aprimoramento da gestão documental, além de facilitar o acesso à informação por parte de servidores e cidadãos, propiciando celeridade, segurança e economia. Com o SEI, processos, ofícios, memorandos, portarias e vários outros documentos passam a circular em formato digital.
Os procedimentos para a migração para o SEI serão feitos em três etapas, cada uma com seis meses de duração. Até 2018, a meta da Secretaria de Gestão e Planejamento (Segplan), que coordena a área de tecnologia da informação dos órgãos estatais, é que o uso de papel para elaboração de documentos do Governo de Goiás seja praticamente eliminado. A expectativa é que toda a migração seja feita em até 18 meses, mas a Segplan trabalha com a possibilidade de encurtar o prazo. O manual do sistema, videoaulas que ensinam como usar o SEI Goiás e o material para treinamento dos servidores podem ser acessados aqui.
Vantagens
Depois de 11 anos de aplicação, o SepNet começa a ser substituído em nome da modernidade. O SepNet foi instituído através do Decreto Estadual 6.571/06, de 23 de novembro de 2006, pela antiga Agência Goiana de Administração e Negócios Públicos (Aganp).
Entre os benefícios da nova ferramenta estão menos burocracia: pois não será preciso aguardar documentos tramitarem de um setor a outro, os processos poderão ser analisados diretamente no Sistema; aumento da produtividade: com os processos eletrônicos implantados, será possível acessá-los em vários locais, assim, mais de uma área poderá trabalhar sobre o mesmo processo ao mesmo tempo, tornando a análise mais ágil; e economia: o processo eletrônico permitirá a redução de gastos com materiais de escritório, contribuindo para a preservação do meio ambiente, com redução de uso do papel e energia elétrica de impressoras.
imgresNesta primeira fase de implantação, o sistema atuará apenas como um autuador e registrador da tramitação física de novos processos administrativos, em substituição ao atual Sepnet. Porém, os processos administrativos anteriores a 1º de fevereiro continuarão sendo tramitados pelo Sepnet normalmente, até seu arquivamento. A Segplan, coordenadora do processo, explica que nesta fase não haverá mudanças na forma de trabalho, e que o objetivo é a familiarização dos usuários com a ferramenta com o mínimo de funcionalidades e alterações na rotina diária de trabalho.
O SEI é cedido gratuitamente aos órgãos e instituições públicas, mediante assinatura de Acordo de Cooperação Técnica. O Governo de Goiás, por meio da Segplan, já acertou convênio com o Ministério do Planejamento para a transferência de tecnologia. Com isso, segundo o secretário Joaquim Mesquita, o sistema de Goiás será totalmente integrado com o da União.
SEI na PGE
Ainda no mês de dezembro, o gerente de Tecnologia da Informação da PGE, Leandro Lima, fez uma apresentação do sistema aos servidores usuários do órgão. Segundo ele, esta ação consolida o compromisso da Procuradoria-Geral do Estado no âmbito da modernização institucional, bem como expressa o irrestrito apoio às iniciativas de melhoria contínua dos serviços estatais. “O sistema SEI é um grande avanço na gestão eletrônica de processos administrativos para o Estado de Goiás já que vai promover celeridade nas tramitações e formará a base de conhecimento digital, resultando em economia pela redução significativa no volume de impressões, otimização da logística pela redução do uso de veículo para transportar processos e redução na demanda por espaço físico destinado ao armazenamento dos processos físicos”, afirmou Leandro.
Materiais de apoio, incluindo um manual, já foram disponibilizados para os usuários. Ainda de acordo com Leandro Lima, “pela primeira vez em sua história, a PGE contará com um corpo técnico de tecnologia da informação em quantidade suficiente para dar vazão as demandas evolutivas atinentes ao mapeamento, diagnóstico, redesenho e implementação de processos de negócio, inclusive a ampliação da integração entre Sicop e SEI, selando a evolução da gestão eletrônica de processos administrativos e judiciais”.
