Antes de encontrar a pessoa certa para o trabalho, você precisará criar um plano para funcionários pagantes. Siga estas etapas para configurar a folha de pagamento:
- Obtenha um número de identificação do empregador (EIN)
- Descubra se você precisa de IDs fiscais estaduais ou locais
- Decida se você quer um contratante independente ou um funcionário
- Certifique-se de que os novos funcionários devolvam um formulário W-4 preenchido (Form do IRS preenchido pelo func. Para indicar sua situação fiscal. Informa a quantia correta do Imposto Federal a ser retido no contracheque do empregado).
- Programe períodos de pagamento para coordenar a retenção de impostos para IRS
- Crie um plano de compensação para férias, férias e licenças
- Decida quem irá gerenciar seu sistema de folha de pagamento, se um serviço interno ou externo
- Saiba quais registros devem permanecer arquivados e por quanto tempo
- Relatório de impostos sobre a folha de pagamento conforme necessário em bases trimestrais e anuais, este é feito através do form. W-2.
O IRS mantém o Guia de Impostos do Empregador , que fornece orientação sobre todos os requisitos de arquivamento de impostos federais que podem se aplicar às obrigações de sua pequena empresa. Verifique com sua agência de impostos estadual as estipulações de arquivamento do empregador.
Pagar impostos com funcionários ou contratados independentes
A distinção entre funcionários e contratados independentes pode afetar seus resultados financeiros ou sua receita total, uma vez que as despesas tenham sido deduzidas. Em última análise, seu resultado financeiro afeta como você retém impostos e o ajuda a manter a conformidade legal durante a temporada de impostos. Aprenda as diferenças antes de contratar seu primeiro funcionário .
Um contratante independente opera com um nome comercial separado da sua empresa (pejotização) e fatura pelo trabalho que concluiu. Os contratados independentes às vezes podem ser qualificados como funcionários no sentido jurídico. O guia da Equal Employment Opportunity Commission divide as coisas para que você possa tomar uma decisão mais informada.
Se for descoberto que seu contratado atende à definição legal de funcionário, você pode precisar pagar impostos e multas, fornecer benefícios e reembolsar os salários estipulados pelo Fair Labor Standards Act .
Ofereça benefícios aos funcionários
Assistência médica e outros benefícios desempenham um papel significativo na contratação e retenção de funcionários. Alguns benefícios para funcionários são exigidos por lei, mas outros são opcionais.
Benefícios exigidos de funcionários
- SOCIAL SECURITY – Impostos da Previdência Social: os empregadores devem pagar os impostos da Previdência Socialà mesma taxa que seus empregados.
- SEGURO WORKS COMPENSATION – exigida por meio de uma operadora comercial, seguro próprio ou Programa estadual de compensação de trabalhadores.
- Seguro de invalidez: O pagamento de invalidez é exigido na Califórnia, Havaí, Nova Jersey, Nova York, Rhode Island e Porto Rico.
- Benefícios de licença: a maioria dos benefícios de licença são opcionais, exceto aqueles estipulados na Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA).
- Seguro-desemprego: varia de acordo com o estado, e você pode precisar se registrar na agência estadual de força de trabalho.
Benefícios opcionais do empregado
Suas pequenas empresas podem oferecer uma gama completa de benefícios opcionais para ajudar a atrair e reter funcionários. Mesmo que um benefício que você oferece seja opcional, ele ainda precisará estar em conformidade com certas leis se você decidir oferecê-lo.
As empresas que oferecem planos de saúde em grupo devem cumprir as leis federais. Você pode ler mais sobre essas leis no guia consultivo do Departamento do Trabalho .
Os funcionários podem expandir a cobertura por meio do Affordable Care Act e alguns podem se qualificar para benefícios por meio do Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) . As empresas devem estender a opção de benefícios COBRA aos funcionários que foram desligados ou dispensados.
Os planos de aposentadoria são um benefício muito popular para os funcionários. Considere a possibilidade de oferecer um plano patrocinado pelo empregador, como um plano de pensão 401k ou de pensão. O governo federal oferece uma ampla gama de recursos para ajudar os proprietários de pequenas empresas na escolha de seu plano de aposentadoria e pensão .
Programas de incentivo a funcionários
Os programas de incentivo aos funcionários podem aumentar o moral e criar mais atração para as posições em aberto. Os incentivos comuns incluem opções de ações, horário flexível, programas de bem-estar, associações corporativas e eventos corporativos.
Se seu orçamento permitir, você pode querer considerar investir em um software de administração de benefícios para tornar seu processo de contabilidade mais fácil e eficiente. Detalhar esses benefícios no manual do funcionário ajuda sua equipe a tomar decisões e eles podem usá-lo como uma referência para os requisitos do local de trabalho.
Siga as leis trabalhistas federais e estaduais
Proteja os direitos dos trabalhadores e sua empresa cumprindo as leis trabalhistas, o que significa que você deve garantir que as práticas de negócios estejam alinhadas com as regulamentações do setor.
Isso inclui aprender as leis aplicáveis para a contratação de veteranos , trabalhadores estrangeiros , empregados domésticos , trabalho infantil e pessoas com deficiência , entre outros grupos. Você também deve obedecer ao demitir um funcionário , dispensar funcionários ou reduzir o tamanho da empresa.
Consulte os recursos legais federais e estaduais do Departamento de Trabalho
