A PK Advogados atua no mercado de direito digital e empresarial há cerca de 20 anos e conta com mais de 100 funcionários, entre eles cerca de 50 advogados. Durante a pandemia, o escritório adotou o home office e, assim como outras empresas, precisou investir em tecnologias que proporcionassem mais agilidade para o dia a dia. Entre elas, escolheu o serviço de assinatura eletrônica e digital Adobe Sign, que tem contribuído para a economia de tempo e de custos gerados com o fluxo de documentos impressos.
O sócio de consultoria empresarial da PK Advogados, Hélio Moraes, cita como exemplo um documento que todos os 50 associados precisam assinar quando algum deles decide deixar o escritório. Passar esse documento para tantas pessoas assinarem em pleno home office se tornou ainda mais complexo, custoso e demorado, uma vez que o portador precisa levar um mesmo documento para 50 endereços diferentes. Isso significa que o escritório levava mais de duas semanas para obter todas as assinaturas necessárias. Com o Adobe Sign, a empresa conseguiu digitalizar a gestão desse fluxo por e-mail, reduzindo esse tempo para apenas um dia.
“Tivemos uma boa economia de custos também. Um documento físico simples que recebe apenas duas assinaturas com necessidade de cartório e motoboy, por exemplo, custa em média R$ 130,00, contra um valor pelo menos 7 vezes menor no digital”, compara Moraes. “Quanto mais assinaturas eu precisar, maior será o valor no impresso. Já no digital, esse preço não muda com o incremento de mais assinantes”, atesta.
Outra vantagem para o escritório foi a redução dos riscos de extravio, dano e fraude dos documentos físicos. “Percebo que ainda há uma preocupação com a segurança do documento eletrônico, porém os riscos no digital são menores do que o papel. O sistema eletrônico traz um rastreamento digital e há a possibilidade de armazenamento na nuvem. Logo, a segurança é maior em comparação com a gestão e armazenamento de papéis”, ressalta Moraes.
O advogado conta ainda que sair do papel e migrar para o digital foi no início um desafio, mas para isso designaram uma pessoa da equipe para administrar as assinaturas e contaram com o suporte da Adobe para tirar o melhor proveito possível do serviço. “O apoio de Adobe Sign durante esse processo de transição foi fundamental. Só colocamos um colaborador nessa tarefa para garantir que os documentos certos passassem pelas pessoas certas”, destaca.
Transformação digital do Direito
Moraes explica que a pandemia realizou uma transformação digital do Direito que estava em curso há 20 anos, uma vez que a MP 2.200-2, que regulamenta a assinatura eletrônica no Brasil, está em vigor desde 2001. Apesar do avanço em alguns pontos no uso de tecnologia, o senso de urgência causado pela Covid-19 acelerou a digitalização dos processos diários e internos.
Para o executivo, a digitalização da gestão do fluxo de assinaturas eletrônicas trouxe muitos ganhos em produtividade e comerciais, por isso é um caminho sem volta. “Quando centralizamos o fluxo de assinatura em uma plataforma de fácil acesso, a gestão fica muito mais ágil. É uma nova forma de trabalhar, um novo mundo que veio para ficar no pós-pandemia”, argumenta.
“Enxergar esse momento de incerteza como uma oportunidade para automatizar esses processos no escritório é uma alternativa bem sucedida e bastante recomendada para outras empresas e áreas”, conclui.
