O Registro de Imóveis da 1ª Circunscrição de Goiânia criou um centro de documentação para gerenciamento e guarda de todo o seu acervo. Para tanto, a unidade transformou o antigo arquivo no centro de informações da serventia, se interligando a todos os demais setores, na medida em que fornece informações e dados necessários ao registro dos títulos e emissão de certidões. Conforme o Doutor Igor França Guedes, titular do RIGO, trata-se de um espaço que resguarda e conserva documentos que refletem a história jurídico-patrimonial dos imóveis da circunscrição. Na entrevista abaixo, ele fala um pouco dessa modernização e da importância de se manter o acervo não só para o cartório mas também para os usuários dos serviços:
Qual é a importância de um Centro de Documentação eficiente?
A preservação e conservação dos documentos permitem manter íntegras as informações a respeito dos imóveis. Além disso, uma gestão documental eficiente proporciona agilidade no fornecimento das informações e segurança aos dados jurídico-registrais que estão depositados na Serventia. Esse trabalho é importante porque os bens imóveis possuem relevância econômica, facilitando o crédito e, por isso, constituem um fator de desenvolvimento econômico e social.
Como ocorreu a estruturação do Centro de Documentação?
Durante o ano de 2014, realizou-se uma renovação na equipe, que passou a contar com onze dedicados colaboradores, com formação superior completa e pós-graduação nas áreas de Biblioteconomia, História e Museologia. A equipe foi profissionalizada para que fosse possível definir o plano de modernização da gestão documental, que contou com a colaboração de consultores externos.
A segunda fase tratou da concepção física e instalação desse espaço na nova sede da Serventia, inaugurada em outubro de 2015. O Centro de Documentação conta com cerca de 113,26 m² exclusivos para o acervo, além de mais 106,89 m² reservados para as funções de finalização dos registros, higienização, catalogação e restauração dos documentos. Todas as salas possuem ventilação e refrigeração adequadas, com índices de temperatura e umidade em conformidade com as orientações do Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).
A nova estrutura tornou possível centralizar todo o acervo da circunscrição na própria sede do 1º RIGO, pois, até então, parte dos documentos era mantida em local externo, trazendo insegurança e gerando atrasos na busca das informações. Em seguida, foi realizado um intenso trabalho de identificação de tipologia, estado de conservação, higienização e guarda preventiva. A maior parte das plantas foram fotografadas e inseridas no sistema, para conceder acesso a todo o acervo por meio digital, eliminando o manuseio físico, modernizando a prática registral e permitindo melhor conservar os documentos.
Todas as matrículas da serventia foram auditadas e digitalizadas e os Livros de Transcrição das Transmissões (antigos livrões), recuperados. Além disso, o processo de registro foi modificado, para inserir a atualização da matrícula na fase final do registro, como procedimento obrigatório. Excluiu-se a retirada de toda e qualquer matrícula do novo Cedoc.
Por fim, instituiu-se uma política de acesso mínimo ao setor, para aumentar a segurança na guarda dos documentos. O acesso aos funcionários foi restringido, sendo franqueado, somente, aos colaboradores do próprio setor e à Diretoria.
Qual é a importância das informações imobiliárias no dia a dia dos Advogados?
As informações fornecidas pelo Centro de Documentação permitem esclarecer pontos controversos, em processos judiciais, contribuindo para o convencimento do magistrado. Tratam-se de informações materializadas em documentos revestidos de fé-pública, gozando de presunção relativa, pois passíveis de desconstituição judicial.
As informações imobiliárias também são utilizadas para assegurar direitos nos processos de inventário e partilha, comprovar a titularidade dos imóveis, para fins de execução, ou reconhecer a fraude em alienações supervenientes. Execuções fiscais e processos trabalhistas também são fartamente servidos pelas informações imobiliárias.
Um acervo preservado e bem organizado permite a indicação precisa de toda a sorte de restrições eventualmente existentes sobre o imóvel, como a constituição de hipoteca, alienação fiduciária, instituição de servidão, penhora, indisponibilidade, instituição de usufruto, uso ou direito real de habitação.
Também podem ser fornecidas informações sobre a área, medidas perimetrais, confrontações com ruas e lotes, enfim, a descrição completa e localização dos imóveis. Mas não apenas isso, os dados dos proprietários atuais e anteriores, a exemplo do seu nome completo, documentos de identificação e CPF, estado civil, título que gerou a sua aquisição sobre o imóvel e a data do registro podem ser obtidos com facilidade. Assim como informações que provoquem alterações sobre o imóvel, a exemplo da dissolução do vínculo conjugal do proprietário (divórcio ou separação), extinção da personalidade jurídica dos proprietários (morte), retificação da área do imóvel, além de uma gama de informações.
Pode-se identificar o histórico de transmissões realizadas a respeito de um imóvel, o que significa determinar, com precisão, cada um dos anteriores proprietários e o período de sua titularidade. Essas informações são essenciais em lides que versem sobre posse ou direito de propriedade. Esse conjunto de informações é fartamente utilizado pelos Advogados em lides das mais diversas naturezas.
Como obter informações do Centro de Documentação?
O meio oficial para o fornecimento dessas informações é a partir da solicitação de certidões. O trabalho de modernização do Centro de Documentação permitiu a emissão de certidões de inteiro teor da matrícula dos imóveis de forma automática, a serem recebidas, imediatamente, no atendimento da serventia.
Em breve, será possível solicitar certidões físicas ou digitais, de inteiro teor da matrícula, negativa de ônus e ações, negativa de propriedade, ou em relatório, mediante simples solicitação no endereço eletrônico http://1rigo.com.br/pedido-de-certidao/. As certidões digitais poderão ser recebidas por e-mail.
Mais informações sobre certidões podem ser obtidas a partir da leitura da cartilha informativa produzida pela Serventia, facilmente acessível no endereço eletrônico http://1rigo.com.br/wp-content/uploads/2017/09/CARTILHA_ENTEND-O-REG-DE-IMOV.pdf.
Todo esse trabalho contribuiu para a modernização da prática registral, tão útil e essencial para gerar as melhorias necessárias para a sociedade, no campo do atendimento dos serviços públicos delegados.
