A seccional Goiás da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) deu início neste ano à digitalização e catalogação de todo seu acervo. O processo faz parte do projeto da Ordem em Goiás de atualizar todo o seu parque digital. Esse acervo inclui uma vasta diversidade de documentos, tais como processos, ofícios, portarias, dossiês, que se encontravam até então armazenado de forma inadequada no subsolo da sede da OAB-GO.
Todo o acervo foi transferido para as dependências da Arquivo Total, empresa contratada para a digitalização e catalogação. Nesta etapa inicial, foi feito todo um trabalho de organização dos arquivos, com a juntada correta dos documentos de cada processo e a disposição destes processos em caixas enumeradas.
Cada um deles foi catalogado com um número de registro, de forma que esse material possa ser localizado por meio de um sistema eletrônico acessado pelos funcionários da OAB. Já a digitalização dos processos é feita sob demanda, levando em consideração a necessidade de cada departamento.
Ao todo, aproximadamente 120 mil pastas foram encaminhadas pela OAB-GO no mês de abril para arquivamento e registro. Destas, 25.185 mil já foram registradas e alocadas em 793 caixas. De acordo com Renata Arraes, representante da Arquivo Total, são registradas no sistema de 150 a 170 caixas de processo por dia. “A previsão é de que toda essa catalogação seja finalizada em junho”, afirma.
Segundo o Secretário Geral da OAB-GO, Jacó Coelho, a digitalização e catalogação do acervo da OAB-GO irá agilizar as rotinas administrativas de diversos departamentos da Ordem, bem como das comissões. “É um processo difícil no primeiro momento, mas passada a fase de assimilação, vai trazer um ganho enorme, pois irá nos poupar um tempo precioso a ser dedicado ao que realmente é o nosso negócio”, afirmou.
O coordenador de Tecnologia da Informação (TI), da OAB-GO, Leonardo Peixoto reforça que a informatização é importante para a melhoria dos trabalhos prestados, o que irá beneficiar diretamente o advogado e a população. “A reestruturação para acabar com os papéis envolve a inovação dos processos internos. Essa modernização é muito produtiva e, sem dúvida, vai dar mais agilidade aos serviços”, comentou. Fonte: OAB-GO
