Escolher empreender no meio jurídico pode ser um verdadeiro desafio. Afinal, o profissional que decide fazer a gestão de escritório de advocacia não teve na sua formação conhecimento técnico em áreas estratégicas para o negócio, como administração, recursos humanos, marketing, atendimento ao cliente e outras. Para alcançar resultados positivos, é preciso que o profissional entenda um pouco de todas essas áreas. Assim, torna-se viável estruturar a gestão, planejar, realizar e acompanhar com frequência as metas determinadas, para que se tenha eficiência por meio da otimização do trabalho de cada setor do escritório.
Investir em alternativas que contribuam para o aumento da produtividade dos colaboradores possibilita ao gestor constatar com antecedência qual setor ou profissional está acumulando atividades, e de que forma é possível reprogramar as demandas para que elas sejam atendidas no prazo determinado. A sobrecarga é um fator que pode comprometer diretamente no fluxo de trabalho e interferir na qualidade dos serviços jurídicos prestados. No post “Como melhor delegar tarefas em escritórios de advocacia”, disponível no blog do SAJ ADV, abordamos a importância do papel do gestor no sucesso da banca ao conseguir alinhar crescimento, atendimento de qualidade e aumento da produtividade.
Veja a seguir alguns pontos que devem ser levados em consideração para evitar as sobrecargas de trabalho por meio de uma gestão de escritório de advocacia eficiente:
Atuação estratégica por meio da otimização das rotinas de trabalho do escritório
Como em qualquer empresa, a gestão de escritório de advocacia necessita de organização e planejamento das rotinas para evitar acúmulos de demanda, que podem ocasionar o descumprimento de obrigações relevantes. Portanto, a organização é um fator que auxilia diretamente no aumento da produtividade em escritórios de advocacia.
Efetuar o planejamento estratégico do escritório e realizar um acompanhamento periódico das principais atividades só é possível se o gestor priorizar a otimização das rotinas de trabalho. Para isso, é necessário investir tempo na organização, fazendo uma observação cuidadosa das principais tarefas. Durante essa etapa, muitas vezes pode-se constatar que a sobrecarga de trabalho está relacionada à utilização de métodos ultrapassados, que consomem mais tempo do que deveriam dos colaboradores.
Dessa forma, o gestor deve determinar estratégias que oportunizem aos profissionais produzirem mais em menos tempo. Adotar um sistema automatizado para registro das principais atividades realizadas no escritório é uma delas. A utilização deste tipo de ferramenta garante que a equipe se concentre essencialmente na realização de suas tarefas. Isso diminui o tempo gasto com procedimentos operacionais, que passam a ser automatizados por tecnologias que proporcionam o acompanhamento e a execução de tarefas específicas.
Ou seja, investir na otimização das rotinas do escritório é uma das iniciativas que permite ao gestor uma atuação mais estratégica e dirigida aos resultados planejados a curto, médio e longo prazos.
Comunicação entre departamentos e colaboradores para uma gestão integrada
Para evitar retrabalho ou mesmo o esquecimento na realização das atribuições pertinentes à rotina de um advogado, é importante definir de forma clara as tarefas correspondentes a cada um dos profissionais do escritório. A comunicação entre os colaboradores/setores também é indispensável para evitar sobrecargas e garantir maior produtividade do trabalho do advogado.
A separação física de departamentos pode impactar a comunicação entre os profissionais, influenciando negativamente no compartilhamento de informações relevantes. Por isso, a gestão integrada é tão importante para que o gestor e os colaboradores mantenham o controle das demandas jurídicas. Ao centralizar as informações em um local onde todos tem acesso, tanto de forma presencial quanto remota, torna-se viável definir os responsáveis por cada tarefa e determinar o prazo para a realização das atividades. Essa iniciativa garante que o gestor tenha uma visão geral de todas as demandas e profissionais envolvidos, assim como permite acompanhar a atualização do status das atividades a serem realizadas, determinando mudanças necessárias no planejamento por motivo de sobrecarga.
A partir da utilização de uma agenda compartilhada, é possível que todos os colaboradores tenham acesso às principais informações sobre contratos e processos, e sejam notificados com relação a tarefas e prazos que precisam ser realizados. Um exemplo são as audiências e reuniões com clientes. Nesse caso, escolher ferramentas gratuitas, como o Google Agenda, é uma alternativa a ser considerada, tanto para o gerenciamento correto das atividades quanto para a mudança de planejamento estratégico, quando se verifica sobrecarga em um determinado setor.
Invista em tecnologia para a gestão de escritório de advocacia
Investir na contratação de um software jurídico é uma alternativa considerada viável porque facilita a organização da atividade advocatícia. No eBook “Tecnologias para gestão advocatícia”, fica evidente como a integração de novas tecnologias pode influenciar positivamente na gestão de escritório de advocacia. A automatização dos principais procedimentos operacionais de grandes escritórios – até mesmo de advogados autônomos – pode ser garantida com a adoção de softwares jurídicos especializados.
A implementação de um software jurídico dedicado pode integrar processos, atendimentos, agendas e contatos em uma única ferramenta. Além de recorrer à tecnologia mobile para a realização das principais atividades de um advogado de forma remota e integrada.
Alternativas que podem evitar sobrecargas de trabalho, já que o profissional consegue trabalhar em suas atividades mesmo estando fora do escritório, participando de reuniões ou audiências, entre outros compromissos. Além disso, essa tecnologia permite ainda que o profissional mantenha uma comunicação ágil entre a equipe e os seus clientes. Com um software jurídico, o advogado também pode realizar o gerenciamento, o compartilhamento de documentos e a automatização de relatórios, entre outras funções necessárias para a organização e a realização do fluxo das demandas.
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