No Brasil, só é possível apostilar documentos emitidos em território nacional para uso no exterior, não devendo ser utilizada a apostila para a autenticação de documentos a serem usados no mesmo país em que foram emitidos. Além disso, a apostila só pode ser emitida por autoridade de país signatário da Convenção da Haia para uso em outro país signatário. Nos países que não fazem parte da Convenção, o procedimento para legalização de documentos permanece o mesmo. A lista dos 112 países signatários pode ser vista no portal do CNJ.
De acordo com a Resolução CNJ n. 228/2016, o custo de cada apostila emitida deve ser o mesmo pago nos cartórios por uma Procuração Sem Valor Declarado. No DF, isso equivale a R$ 37,30. Além disso, é cobrado R$ 3,80 pela certificação de autenticidade de cada assinatura presente no documento. Não há um prazo definido para que os cartórios emitam a apostila, mas geralmente o documento é apostilado no mesmo dia em que é apresentado no cartório, como os demais atos praticados pelas serventias. Não é preciso agendar o serviço.
Segundo a Convenção da Apostila, podem ser apostilados documentos públicos ou de natureza particular que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente. Diplomas, certidões de nascimento, casamento, divórcio ou óbito, documentos emitidos por tribunais e registros comerciais estão entre os documentos mais apresentados nos cartórios para apostilamento.
Não podem ser apostilados documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares e documentos administrativos relacionados a operações mercantis e alfandegárias que, de acordo com as normas em vigor, não precisam ser legalizados. A apostila também não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. A apostila não tem um prazo de validade e também não influi na validade dos documentos apostilados. Ou seja, se uma certidão tem um determinado prazo de validade, ela não será prolongada por ter sido apostilada.
O documento a ser apostilado não precisa ser levado pelo seu titular, podendo ser apresentado por um familiar ou representante, caso o titular não possa comparecer ao cartório. Também não é necessário que o documento seja o original. É possível apostilar cópias autenticadas.
Uma das principais dúvidas em relação ao apostilamento, segundo a Ouvidoria do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), diz respeito à tradução dos documentos. Caso o país em que a pessoa vá apresentar o documento apostilado exija tradução, a recomendação é que a tradução e o documento original sejam apostilados juntos. Detalhes como a exigência de tradução juramentada ou de tradução feita por profissional do país onde o documento será apresentado devem ser consultados junto à representação do país a que o documento se destina.
No caso de documentos estrangeiros a serem utilizados no Brasil, é obrigatória a apresentação de tradução juramentada produzida no Brasil. Documentos estrangeiros legalizados segundo as regras vigentes anteriormente perderam a validade no dia 14 de fevereiro deste ano e precisam ser apostilados no país em que foram emitidos. Nesse caso é preciso entrar em contato com a representação do país emissor do documento para obter mais informações sobre como proceder.
