Advogados precisam se adaptar e preparar para o pós-crise, afirma consultor

José Paulo Graciotti
José Paulo Graciotti

Como será o escritório de advocacia no pós-crise? Quem responde essa pergunta com argumentos modernos é o consultor José Paulo Graciotti, membro da ILTA– International Legal Technology Association, especialista em gestão do conhecimento, com 27 anos de experiência em estruturação de bancas de advogados.

Antes de começar a discutir a crise, recessão ou o mercado, cabe uma reflexão sobre o histórico recente dos escritórios de advocacia corporativos e seu modelo de organização e gestão. O atual modelo de gestão está esgotado?
Faz quase 30 anos que faço e me dedico ao estudo da gestão de escritórios de advocacia e posso afirmar, com certeza, que o modus operandi dos chamados escritórios corporativos “fullservice” é o mesmo desde então. Esses escritórios foram criados no Brasil à imagem e semelhança do modelo americano dos lá chamados de “big law”, que tem uma forma de comportamento praticamente padrão, ou seja, mantinham e atualizavam anualmente suas tabelas de taxas horárias por tipo de advogado (basicamente tempo de formado); faziam suas propostas baseadas em estimativas de horas e repassavam aos clientes todas despesas incorridas para execução dos trabalhos e pouco se preocupavam com produtividade, eficiência ou eficácia.

Após o pico da crise nos Estados Unidos, os grandes escritórios de advocacia, denominada Firmas, encolheram e mudaram o modelo de negócios. Como será o escritório de sucesso do futuro?
Nesta discussão quero provocar a reflexão sobre a aceleração das mudanças em todos os campos da vida cotidiana e rupturas na nossa vida profissional causadas por toda a evolução tecnológica que o mundo está vivenciando, cujos efeitos já estamos sentindo e serão mais acentuados num futuro muito próximo. O impacto sobre pessoas e profissionais obriga a uma profunda e radical adaptação a essa nova realidade e todas as pessoas e empresas estão inseridos nesse contexto. Os escritórios de advocacia não são a exceção.

Qual o primeiro sinal que a mudança chegou?
A Comunicação esférica (tradução livre para “spherical communication”). O termo expressa muito bem a nossa realidade atual de nos comunicarmos com o mundo de buscar informações. As ferramentas atuais existentes na Internet permitem conectar com tudo e com todos numa fração de segundo (e ao mesmo tempo) e já nos acostumamos a isso. E o mais incrível é que não conseguimos mais imaginar como viver sem elas! Essa tendência obrigará os prestadores de serviços a criarem novas formas de exposição e principalmente novas formas de vendas e de prestação de serviços.

Investir em tecnologia é essencial para melhorar a produtividade?
A extração eficaz de informações relevantes para o negócio nas grandes bases de dados (internas e externas) com sistemas inteligentes de busca (searchengines) e ultimamente sistemas de Inteligência artificial, robotização e Inteligência Cognitiva (Watson – IBM) representarão no futuro bem próximo a diferença entre estar ou não estar no mercado!

A gestão do conhecimento com a utilização eficaz e pragmática de suas informações (documental, cadastral, financeira) possibilita um aumento brutal na produtividade, gestão operacional e estratégica e é a chave do presente-futuro principalmente para as empresas que vendem serviços intelectuais.

No Brasil, a onda é investir em sistemas em nuvem e documentação totalmente digital.
Essa tendência, que já está em andamento, permite que as empresas se desvinculem das necessidades físicas (backups, redundâncias, ar-condicionado especial, vigilância, segurança), de staff especializado (cada vez mais difícil e custoso) e de grandes volumes de investimentos para terem uma plataforma robusta e atual para seus sistemas. Atualmente, no modelo tradicional, em vários casos a estrutura física de TI da empresa é por si só uma âncora que impede ou dificulta muito uma alteração de endereço.

Com essa desvinculação física, os escritórios poderão se concentrar mais no seu “core business” e ter apoio de profissionais mais especializados na manutenção de seus equipamentos, no desenvolvimento de seus sistemas e na segurança física e digital de suas informações. Poderão também ocupar espaços menores, sem necessidade de espaços (internos ou externos) para arquivamento físico de toneladas de papel.

Mas isso não pode gerar insegurança?
Falando especificamente sobre o item segurança, a estrutura oferecida pelos atuais data-centers e provedores de serviços na nuvem é infinitamente maior do que a falsa segurança existente nas salas, gavetas dos escritórios e seus servidores internos.

As melhorias técnicas nas comunicações estão crescendo de maneira assustadora e com custos cada vez mais competitivos. Quem poderia prever que a  internet2 tem velocidade teórica de 10Gbps (isto que dizer que um DVD com capacidade de 4,7Gb pode ser transferido em 3,5 segundos!); o protocolo de endereços “IPv6” vai permitir 79 octilhões de vezes à atual capacidade de endereção do protocolo IPv4; e por último, a tecnologia 5G, prevista para desembarcar no Brasil em 2018, tem velocidade 10 vezes a da 4G, apenas para citar três exemplos. É importante lembrar que essas tecnologias já existem não se tratando e futurologia ou ficção científica.

E como os sócios de escritórios de advocacia devem aprender com a retomada do crescimento, como aconteceu nos Estados Unidos?
Enxergo para o futuro, não muito distante, os “escritórios totalmente integrados à vida digital (com tecnologia de ponta e sistemas de inteligência cognitiva e 100% interativos com seus clientes); menores que os atuais “big-law”;com menos clientes e melhor atendimento; com estruturas físicas espartanas (locais menos nobres que os atuais) e salas de telepresença; com espaços de uso partilhado; e muito mais eficientes que os atuais”