A gestão do home office é um benefício muito atrativo para colaboradores de todos os mercados. Porém, com a onda de transformação digital das empresas no Brasil, o tema se tornou definitivamente estratégico, pois impacta em produtividade, economia de recursos e até na gestão pessoas. “É importante pensarmos que a implantação do home office deve dar atenção aos detalhes, principalmente se o colaborador não é orientado de forma adequada, pois isso está diretamente relacionado à segurança de dados da companhia (compliance), à preocupação com excelência em serviços e relacionamento, performance e até na dedicação ao negócio. De forma mais direta: o trabalho à distância pode deixar de ser um benefício e se tornar um risco trabalhista se não for bem conduzido. Também vale uma menção ao benefício ecológico. Afinal, são menos pessoas se deslocando por aí, menos copos plásticos e impressões desnecessárias no escritório, para ficar no exemplo micro. O prêmio Nobel de Economia deste ano mostrou o quanto o crescimento sustentável é fundamental para a economia do planeta e o bem-estar da população”, afirma Lucas Oggiam, gerente sênior da Page Personnel, consultoria global de recrutamento especializado em cargos de nível técnico e suporte à gestão.
O especialista da Page Personnel elaborou um roteiro básico e estratégico, para auxiliar gestores e departamentos de RH na correta implantação do já tão desejado benefício de trabalhar em casa.
1 – Comunicar a isonomia do home office
Todos os colaboradores da empresa devem ser beneficiados pelo trabalho à distância. A política de trabalho à distância deve ser encarada como um caminho incontornável para a moderna gestão de pessoas. Porém, é preciso reconhecer, conversar e orientar aquele profissional que demanda uma rotina e processos mais estruturados. Assim, haverá mais garantias de que a produtividade de sua equipe não será prejudicada. O desejo de trabalhar ao menos uma vez por semana, sem precisar sair de casa, já não é exclusividade dos profissionais mais jovens (geração Z e millennials). A ideia faz parte de pais, mães, pessoas que precisam de flexibilidade, um tema universalizado na cultura de trabalho do nosso tempo.
2 – Investir nos equipamentos necessários (estrutura fora da empresa)
Dependendo do ramo de sua empresa ou da equipe em questão, é possível que os colaboradores precisem de equipamentos específicos, como fones, headsets, webcam, entre outros. Outro ponto importante é pensar se o colaborador irá usar o laptop da empresa ou próprio computador. E os incentivos? Terão auxílio para internet e contas de luz elétrica? O vale-transporte será descontado? Tudo isso precisa ser pensado antes da implantação da política. Do contrário, os problemas vão aparecer antes das vantagens.
3 – Segurança da informação (Lei Geral de Proteção de Dados)
Mesmo que o colaborador esteja fora da empresa, ele continuará acessando informações confidenciais e muito importante para o business de sua companhia. Além dele, outras pessoas poderão entrar em sua casa. Portanto, vale pensar: como recuperar documentos e informações se a relação trabalhista terminar? Como proteger o patrimônio da companhia? Quais tipos de prevenção usar? A LGPD vai mudar muito a forma como as empresas coletam e tratam os dados de seus clientes, ou seja, o tema deve ganhar amplitude para diversos serviços e medidas na gestão de pessoas e informações.
4 – Supervisão de desempenho (análise remota)
Hoje as empresas podem usar softwares de acompanhamento e supervisão de tarefas para auxiliar neste processo durante o home office. Essas ferramentas são de fácil acesso em termos de custo, oferta e boa qualidade. Sem falar nos aplicativos de comunicação instantânea, para tornar a gestão online, rápida e efetiva. Mas, dependendo do tamanho e área de atuação da empresa, esta não será uma opção. Então é preciso estabelecer uma maneira de acompanhar o dia a dia das equipes, se comunicando com clareza e objetividade, mesmo que de forma não presencial. A análise de desempenho talvez seja o elemento mais importante do trabalho à distância. Não é isolado dos outros, mas é o de maior peso.
5 – Alinhamento de expectativas (motivação x necessidade)
O primeiro passo para acertar no alinhamento de expectativas é a confiança entre empresa/gestor e equipes/colaboradores. Deve estar claro na política de home office o que a empresa espera das pessoas neste quesito. Exemplo clássico: cuidar de crianças ou fazer viagens. É importante atentar-se a estas questões e deixar claro a divisão de responsabilidades. O empregador precisa orientar se é preciso estar conectado o tempo todo, quanto tempo de refeição o colaborador terá e explicar em quais dias os profissionais poderão fazer uso do benefício, entre outros.
Adicional: escreva as regras (o registro trará clareza e credibilidade)
Quanto mais bem detalhada a política de trabalho remoto for, mais fácil será solucionar problemas relacionados aos direitos e deveres de um colaborador. Mesmo que fique extenso, esse conjunto de regras e dados será o guia para o melhor funcionamento do benefício dentro da corporação. Claro, o ideal é que não seja extenso e cansativo, porém o que não pode é haver confusão ou desajuste no formato das regras. Isso não tem nada a ver com burocracia, e sim com a correta implantação de normas que vão cobrir eventos fora do ambiente de trabalho.
