Dashboard para escritórios de advocacia

Existem modismos em tudo o que acontece e no mundo empresarial não poderia ser diferente! Há algum tempo a palavra “dashboard” tomou o lugar dos chamados relatórios gerenciais e por isso também vou adotá-lo (mas é a mesma coisa).

Para o mercado jurídico, existe uma ferramenta importantíssima e que gera uma série de indicadores que dão uma ideia da “temperatura” da atividade do escritório que é o famoso (e famigerado para aqueles que são obrigados a preenche-lo) timesheet.

Com ele, os sócios ou coordenadores tem uma ferramenta que possibilita a gestão eficiente da equipe, alocação de recursos, avaliação de desempenho e do lado do cliente, o sócio pode (e deve) gerenciar todos os assuntos que estão sendo tratados internamente, mas apesar de ser a ferramenta fundamental para a gestão operacional, ainda muito escritórios relutam em adotá-lo e torná-lo obrigatório.

O timesheet é importante para uma boa gestão de qualquer escritório, mas não é a única ferramenta a ser utilizada. Existem outros indicadores que devem estar facilmente disponíveis aos gestores para auxiliar na governança (outra palavra na moda) de seu negócio. Entendendo aqui governança como a operação jurídica, a organização, a gestão da equipe, a gestão econômico-financeira, o marketing e a estratégia.

O dashboard nada mãos é que um conjunto de tabelas e gráficos apresentados de maneira intuitiva e condensada em uma ou duas páginas de modo que os gestores tenham uma visão global de seu negócio e que deve ser utilizado nas reuniões estratégicas da empresa.

Uma observação importante diz respeito à origem dos dados e da facilidade com que tais dados são obtidos. A adoção de uma plataforma atual e integrada que possibilita a captação rápida das informações que irão compor o dashboard é fundamental para a eficiência e confiabilidade dessa ferramenta de governança.

Seguem alguns exemplos de indicadores que podem fazer parte de um dashboard:

Indicadores Econômico-financeiros

Evolução do faturamento no período (semestre ou ano);

Gráfico de faturamento por cliente, com ênfase nos 20 maiores;

Maiores devedores (com aging);

Tempo médio de recebimento;

Estrutura de custos e sua evolução;

Gráficos de receitas e despesas ao longo do período;

Rentabilidade total e por centros de custo;

Faturamento por área de negócio ou ramos de atividade.

Indicadores não financeiros

Estrutura da equipe por tipo de profissional;

Alocação de profissionais par área;

Evolução da equipo no tempo;

Médias de horas (marcadas, cortadas, descontadas, cobradas e recebidas), por tipo de profissional, por área de atuação, por centro de custo ou filial;

Clientes captados por período e seus responsáveis;

Clientes perdidos (apontando a razão) e seus responsáveis.

Exemplo:

Outros Indicadores Institucionais (que podem fazer parte de um dashboard auxiliar):

Trabalhos publicados (acadêmicos);

Artigos publicados na mídia (quem gerou e qual mídia);

Visitas em site próprio (Google Analytics);

Seguidores no LinkedIn (corporativo e de profissionais);

Eventos gerados;

Palestras proferidas / organizadas.

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório / empresa.

*José Paulo Graciotti é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– International Legal Technology Association. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br