O impacto ocasionado na gestão de escritórios de advocacia a partir do uso de software jurídico levou muitos gestores a reavaliarem a estrutura atual do modelo de negócio. O cenário de instabilidade no País contribuiu para o aumento da competitividade no mercado jurídico, que acabou impulsionando a busca por inovação no setor.
O artigo publicado na Revista Consultor Jurídico pelo jornalista Thiago Crepaldi revela que em períodos de crise, como o vivenciado no último ano, os advogados têm convivido com o aumento da inadimplência e com dificuldades para obter novos clientes e contratos. Ele ainda destaca que a adesão ao home office foi uma das saídas encontradas por bancas menores para economizar custos com despesas.
Independente da área de atuação do escritório, gerenciar todas as atividades com total controle se tornou uma necessidade fundamental. Desse modo, é cada vez mais exigido do advogado habilidades multidisciplinares e familiaridade com o ambiente empresarial para obter vantagem competitiva sobre os concorrentes.
Nesse sentido, o software jurídico utilizado no escritório de advocacia deve dispor de funcionalidades personalizadas pensadas para auxiliar a gestão do negócio. Ao oportunizar o armazenamento, o acompanhamento e o gerenciamento automatizado das principais atividades, processos, pessoas e finanças, o escritório se torna melhor gerenciável.
Isso garante que o gestor e os sócios dediquem mais tempo e atenção para a realização de um planejamento anual do escritório.
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Para Gustavo Bublitz, professor de graduação e MBA em Administração e gestor administrativo e financeiro da Softplan, o planejamento anual é muito relevante para os escritórios de advocacia.
“Quem não obtiver vantagem competitiva sustentável certamente estará fadado ao insucesso. Uma das formas para obter vantagem em relação aos concorrentes é aprimorar a gestão. É preciso conquistar mais organização para um maior controle na gestão de escritórios de advocacia. O planejamento anual poderá auxiliar na tomada de decisões assertivas”, pontua Bublitz.
Em suas aulas no curso de Administração, Bublitz costuma destacar que um planejamento anual bem elaborado pode orientar os passos dos gestores e dos profissionais do escritório em direção ao sucesso.
“As empresas, incluindo os escritórios de advocacia, precisam estabelecer metas para guiar a equipe no alcance dos principais objetivos da banca. Uma das formas para auxiliar na definição de qual objetivo alcançar e como alcançá-lo ocorre por meio da Gestão Estratégica. São três etapas: análise de cenários, planejamento estratégico, e controle e execução da estratégia planejada”, explica Bublitz.
Bublitz reforça a importância de elaborar um planejamento anual para uma gestão estratégica e destaca pontos relevantes dessa iniciativa dentro do escritório: gestão com foco na equipe, direcionamento de esforços de toda equipe a um objetivo comum, empowerment (empoderamento) dentro da organização, formação de um guia para alocação e otimização de recursos.
Embora seja um momento difícil para a advocacia, realizar o planejamento anual do escritório pode trazer oportunidades positivas. Mas, para isso, é preciso que o escritório esteja preparado para inovar. Utilizar ferramentas tecnológicas é ideal para reorganizar e reestruturar os fluxos de trabalho para que os objetivos planejados sejam alcançados.
Software jurídico para gestão eficaz em escritórios de advocacia
O uso do software jurídico é imprescindível para o controle efetivo dos processos assumidos pela banca. O sistema garante o acesso e o gerenciamento a todas as atividades realizadas pelos gestores e colaboradores. Também permite que os clientes do escritório acompanhem seus atendimentos e processos.
Muitos escritórios ainda encontram dificuldades para organizar melhor as informações e automatizar sua rotina, mesmo utilizando um software jurídico. Manter ferramentas auxiliares na nuvem, como Google Drive, Dropbox, calendários ou planilhas, pode aumentar o tempo gasto para localizar as informações dos processos ou atendimentos realizados, já que elas não estão totalmente integradas com o software jurídico utilizado pelo escritório.
Nesse sentido, a utilização de um software jurídico na nuvem pode ser considerada um diferencial, contribuindo para a modernização da sua estrutura de atendimento. Com o software jurídico SAJ ADV, por exemplo, as diversas informações armazenadas na ferramenta ficam disponíveis aos gestores em uma única plataforma. O registro das informações diretamente no sistema permite que o gestor possa gerar relatórios sempre que achar necessário. Eles podem ter um papel importante para a tomada de decisões mais assertivas.
Informações integradas pelo software jurídico auxiliam na gestão de escritório de advocacia
As informações inseridas no software jurídico se tornam padronizadas e ficam disponíveis tanto no desktop como em dispositivos móveis com acesso à internet. Até mesmo os clientes podem acompanhar o andamento de seus processos a partir da área do cliente do SAJ ADV.
Um diferencial que podemos destacar com o uso do software jurídico é a automação das atividades por meio de uma gestão integrada e centralizada. A funcionalidade “integração de calendários” disponível no SAJ ADV permite maior controle no gerenciamento das tarefas e dos compromissos do escritório. Isso permite que a rotina do escritório seja acompanhada mensalmente, semanalmente ou diariamente.
Além de organizar as tarefas cotidianas do escritório de advocacia, o software jurídico pode ser utilizado como uma ferramenta estratégica para a gestão. O sistema oportuniza ao gestor fazer uma análise mais aprofundada dos custos e dos fluxos de trabalho. Isso permite que as atividades planejadas sejam desempenhadas da melhor forma com o mínimo de recurso e de tempo empregados em cada uma delas.
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